С 1 сентября 2026 года в России становится обязательным использование электронных перевозочных документов (ЭПД) для всех участников грузоперевозок — грузоотправителей, перевозчиков, грузополучателей и экспедиторов. Это требование закреплено Федеральным законом от 07.06.2025 №140-ФЗ, который внёс изменения в ФЗ №87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности». Разберем все детали нововведения в этой статье.
Этапы перехода
- Аудит текущих процессов. Необходимо проанализировать все перевозочные операции, определить, кто, когда и с помощью каких технических средств работает с каждым документом. При необходимости внести изменения в сложившиеся процессы, согласовать, протестировать и доработать их.
- Получение квалифицированной электронной подписи (КЭП). Ответственные сотрудники (руководитель, главный бухгалтер, начальник логистики и др.) должны оформить КЭП в аккредитованном удостоверяющем центре (УЦ). Для сотрудников, подписывающих документы от имени организации, потребуется машиночитаемая доверенность (МЧД).
- Выбор и подключение к оператору ИС ЭПД. Нужно выбрать аккредитованного Минтрансом оператора, который предоставляет услуги по передаче электронных перевозочных документов между участниками перевозки и в ГИС ЭПД (государственную информационную систему электронных перевозочных документов). Перечень таких операторов размещён на сайте Минтранса России.
- Настройка доступа для сотрудников и водителей. Необходимо предоставить доступ к сервису для сотрудников компании, назначить администратора, при необходимости подключить водителей.
- Интеграция с учётной системой (при необходимости). Если компания использует 1С или другие системы, может потребоваться настройка интеграции с оператором ИС ЭПД, чтобы исключить дублирование данных и снизить вероятность ошибок.
- Обучение сотрудников. Важно провести обучение для логистов, бухгалтеров, водителей и других сотрудников, которые будут работать с ЭПД.
- Тестирование. Рекомендуется провести «пилот» на нескольких реальных документах, чтобы выявить возможные проблемы до полного перехода.
Какие документы переходят в ЭПД
С 1 сентября 2026 года в электронном виде обязательно оформляются:
- Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — основной документ, подтверждающий договор перевозки.
- Электронные заказы или заявки на перевозку (ЭЗЗ) — фиксируют волеизъявление сторон.
- Экспедиторские документы: поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка.
- Электронные путевые листы (ЭПЛ) — для транспорта. С 1 сентября 2026 года ЭПЛ обязателен только для перевозки алкогольной и спиртосодержащей продукции (на основании ФЗ от 03.04.2023 №108-ФЗ).
Документы должны оформляться в утверждённых форматах XML, подписываться электронной подписью (УКЭП или УНЭП) и передаваться через аккредитованного оператора в ГИС ЭПД.
Что изменится для бухгалтера
Упрощение налоговых проверок. Электронные документы хранятся в ГИС ЭПД, и для подтверждения расходов или вычета НДС достаточно предоставить снимок из системы оператора ЭДО или обеспечить инспектору доступ к архиву в ГИС ЭПД.
Автоматизация учёта выручки. Когда получатель подписывает третий титул (Т3), система немедленно отправляет подтверждение отправителю. В 1С счёт-фактура автоматически закрывается, и выручка признаётся в момент регистрации ЭТрН в ГИС ЭПД.
Снижение рисков ошибок. Система автоматически валидирует документы, что уменьшает вероятность ошибок в оформлении.
Необходимость работы с машиночитаемыми доверенностями (МЧД). Обычная доверенность на сотрудника больше не работает. Нужна МЧД, которая загружается в информационную систему и может быть проверена автоматически.
ЭПЛ
Электронный путевой лист — это цифровая версия бумажного документа. Он создаётся в информационной системе, подписывается электронной подписью и хранится в электронном виде. В ЭПЛ фиксируются:
- сведения о транспортном средстве и водителе;
- дата и время выпуска на линию и возвращения;
- показания одометра и пробег;
- отметки о медицинском осмотре и техническом контроле;
- вид перевозки и вид сообщения.
Для оформления ЭПЛ необходимо, чтобы ключевые участники процесса имели действующие электронные подписи, а используемое ПО поддерживало утверждённый формат документа.
Авиа- и ж/д перевозки
С 1 сентября 2026 года грузовые авиационные накладные оформляются в электронном виде и передаются в ГИС ЭПД через оператора, аккредитованного Минтрансом. Международные рейсы на внутрироссийском участке оформляются в электронном виде, на трансграничном продолжают действовать стандарты IATA (e-AWB).
Железнодорожные накладные оформляются только в электронном виде через ГИС ЭПД. Вопрос взаимодействия с системой ЭТРАН (РЖД) прорабатывается на уровне Минтранса и ОАО «РЖД».
Когда пока еще допускается бумага
Бумажный формат сохранится только в исключительных случаях, перечень которых определит Минтранс России. По проектам нормативных актов и публичным выступлениям представителей Минтранса ожидаются следующие категории исключений:
- перевозки на территориях с особым правовым режимом (ЧС, военное положение, КТО);
- воинские перевозки и перевозки для нужд обороны;
- участие в перевозке иностранного физлица или юрлица в качестве грузоотправителя/грузополучателя;
- каботажные перевозки перевозчиками из стран ЕАЭС;
- перевозки для личных нужд физических лиц.
Также бумажный формат допустим при форс-мажоре — отсутствии интернета или технической возможности подключиться к сети.
Важно: электронный документооборот требует двустороннего взаимодействия. Если контрагент не подключён к системе ГИС ЭПД через аккредитованного оператора, оформить ЭПД с ним нельзя. За нарушение порядка оформления ЭПД предусмотрена ответственность по ст. 11.14.3 КоАП РФ.
Телефон для связи +7(4712)23-80-81
Прогресса вашему бизнесу!