Ошиблись в УПД, акте или счёте‑фактуре? В 1С‑ЭДО документ не удаляют — его аннулируют по правилам электронного документооборота. Важно помнить: это двусторонний процесс, и без согласия контрагента отменить документ нельзя. Разбираем подробно, как всё сделать правильно и не запутаться в статусах.
Шаг 1. Найдите ошибочный документ
Откройте «Текущие дела ЭДО» и перейдите в список исходящих документов. Если документооборот уже завершён, документ будет в Архиве ЭДО. В карточке документа проверьте, что он действительно тот самый: сверьте номер, дату и контрагента.
Шаг 2. Инициируйте аннулирование
В карточке документа нажмите «Другие действия» — «Аннулировать». Откроется окно, где нужно обязательно указать причину аннулирования — её увидит контрагент. Хорошая формулировка помогает контрагенту быстрее принять решение. Пишите чётко и по делу, например:
- «Арифметическая ошибка в сумме»;
- «Неверно указан номер договора»;
- «Отправлен не тот вариант документа».
Шаг 3. Отправьте предложение об аннулировании
После подтверждения система сформирует предложение об аннулировании и отправит его контрагенту через оператора ЭДО. Документ подписывается вашей УКЭП. Статус документа в базе изменится на «Ожидается аннулирование».
Шаг 4. Дождитесь решения контрагента
У партнёра есть два варианта:
- Согласиться с аннулированием — тогда документ станет аннулированным у обеих сторон, и вы сможете спокойно вносить корректировки в учёт.
- Отклонить предложение — документ остаётся действующим. В этом случае стандартным механизмом аннулировать его повторно не получится: запрос можно отправить только один раз.
Что делать, если контрагент отклонил аннулирование
Если партнёр не согласен, вопрос решают альтернативными способами: Корректировочный документ (например, корректировочный УПД) — если нужно исправить сумму или количество.Произвольный документ с соглашением сторон об аннулировании — если обе стороны согласны, что документ не должен учитываться, но технически аннулировать не вышло.
Важные нюансы
- Аннулирование не стирает историю. В базе остаются все статусы и записи о том, что документ был отправлен, затем предложено аннулирование и какое решение принято. Это важно для аудита и проверок.
- Проверяйте статусы в «Текущих делах ЭДО». Не полагайтесь только на внешний вид карточки документа: финальный статус приходит от оператора и может обновляться с небольшой задержкой.
- Если документ ещё не подписан контрагентом, иногда проще не аннулировать, а отозвать (если функционал доступен у вашего оператора) либо согласовать отправку нового документа. Но это зависит от настроек оператора — уточните в техподдержке.
Лайфхак: если ошибка обнаружена сразу после отправки, алгоритм тот же, но шанс, что контрагент быстро увидит и подтвердит аннулирование, выше — документ ещё в активной обработке, а не в архиве.
Телефон для связи +7(4712)23-80-81
Прогресса вашему бизнесу!
